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做展会 策划方案要把握和处理好应注意四点
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一个优 秀的活动策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的,更重要 的是通过它来吸引广大商家参展、参会。从某意义上来说,策划方案就是一座桥,一头连着商家、采购商,一头连着展会组织者。组织者 要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来,商家、采购商 等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。可见,一个策 划方案对组织好一个展会是多么重要。
  对展会组织者来说,一个优秀的深圳展会策划方案要 把握和处理好如下四个关键点:
  、是解决“市场”问题。这是一 个展会成功策划的要害,是核心。参展商 参加这个展会有何收益,有什么样的回报?专业观 众到会又有什么样的收获和价值?整个策 划方案可以说要围绕这个核心来组织,并通过 方案巧妙地解疑释惑。可见,展会策 划方案并不好写,更不能轻易出手。因为参展商、专业观 众了解展会的第一个“窗口”是它,因为参展商、专业观 众能看到希望与商机的也是它,因为参展商、专业观 众了解展会权威性、可信度高低、组织者 水平高低的还是通过它……
  对一个展会来说,参展商关注的市场,最核心 的是有一定目标数量的专业观众(采购商、经销商、产品使用者等)与会。至于说 这个展会有多大的客流量,他们并不关心。或许有人会问,为什么这么说?与会圈外人士多了,问这问 那的自然就多了,参展商不仅费口舌,而且还 影响与真正有意向的专业人士交流、洽谈。参展商 接触这样的人多了,自然十分劳累,万一此 时再与专业人士交流,难免容 易出现精神不济而影响工作。此外,如果参 展商还带有手提袋、宣传册 等赠予与会人员的物品,如果发给了圈外人士,手提袋可能留下了,参展商 关心的宣传册便有可能被丢进垃圾桶,大量的 非专业人士与会,造成如 此不必要的浪费更大更多,参展商 不仅不会有收益,还会大 大增加参展成本。
  针对这个问题,展会组 织者要在策划方案中表明如下几个关键点解决方案:对展会的宣传力度、影响力度、号召力度;展会的专业化程度。比如保 证专业观众与会的组织手段、途径、方式,历届展 会专业观众统计信息、购销信息等;展会的权威性。比如组 织者的地位与影响、该展会 在业界的口碑与影响、与会专 业人士以及领导、专家的分量等。
  对一个展会来说,与会专业人士(采购商、经销商、产品使用者等)关注的市场,最核心 的是能有多少专业厂家与会参展,展出的是哪类展品,有没有 能满足他们需要的产品,怎么能 采购到他们既需要、价格有所优惠、质量又有保障的产品。
  对此问题,展会组 织者应重点围绕如下几个方面去解答:参展企 业的数量与分量,比如有多少家世界500强企业、有多少 家大型跨国公司、有多少 家国内业界龙头企业等与会;展品的先进性,如有什 么样的世界先进技术水平产品、国内先 进技术产品等技术含量较高的展品亮相;展会组 织者如何保证以优质服务协助专业人士采购到他们所需的物美价廉的产品等;业内专 业高峰会议组织情况,比如有 哪些有权威领导、专家发布权威报告等。
  、是充分体现高度。这里所说的“高度”专指符合政策。组织一个展会,组织者 首先看到是它的市场潜力,但你所看见的“市场”,能不能开发,怎么能让它开发,就要靠“政策”来衡量和把握。这个时候,就需要 组织者充分查阅相关国家文件规定,把国家 对该展会涉及到的产业发展态度和意见该引用的引用,该转述的转述,该进一 步理解的进一步理解。通过“引用”、“转述”、“理解”等方式,让展会 策划方案合法化、合理化、合情化。因为合法,说明国家允许,有关部 门就没有理由阻拦;因为合理,说明展会应该组织,应该搞;因为合情,符合当地发展状况,对产业发展,对经济发展有利,说明有 关部门应该积极支持。所以,“高度”很重要。提高高 度的政策来源主要有:国家和 地方五年发展规划纲要;国家和 地方有关展会涉及到的产业发展政策(如意见、办法、纲要、通知等);国家和 地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神;国家和地方“两会”等重要会议、专项会 议上政府工作报告和领导讲话;国家和 地方主要领导的有关指示和批示等。
  、是创新问题。现在各 地的展会一个接一个,不同题 材的展会还好说,如果说 一个城市有两个以上的同题材展会要举办,那么你 这个展会要独领风骚,展会组 织者就必须重点考虑你这个展会的“出新”之处和“权威”程度。
  、是注意法律问题。现在会 展市场不太规范,而且多 数承办展会的机构属民营个体企业。这些企 业为了实现利益最大化,在各种 展会宣传资料和宣传活动推介中,虚夸展会规模、影响,虚报展会数字,虚列来头大的中央、省、市政府 部门和机构等为展会支持单位,向参展商、与会观 众等虚承诺其他服务项目等,这些都 是不良事件的由头和,十分容 易引发双方纷争,激化矛盾。如果展 会组织者对此类问题处理不当、不及时,就极有 可能被诉诸法律。总结全 国媒体报道的案例,以及业 界人士总结的此类情况和经验,如果展会上出现“涉法”问题,虽然不能说100%由展会组织者引起,但可以 说绝大多数问题都出在展会组织者身上。所以,做一个 优秀的展会策划方案,文字表述非常重要,既要充 分表达组织者的战略意图,又不能 留下任何不良把柄或痕迹。
 

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